• 1 - Scopo e Campo di applicazione e Responsabilità

• 2 - Definizioni

• 3 - Procedura

• 3.1 - Gestione Anagrafica Cliente e Attività di prospezione e analisi Cliente

• 3.2 - Gestione Offerte a Cliente

• 3.3 - Gestione Ordine Cliente

• 3.4 - Fatturazione a Cliente

• 3.5 - Note di Credito a Cliente

Questa procedura si applica per la Gestione del rapporto  tra INTERSYSTEM ed i Clienti e per il coordinamento delle relative attività. La finalità di tale procedura è quella di garantire che le offerte redatte, sotto ogni forma, da INTERSYSTEM siano  chiare,  complete e non diano adito a dubbi o fraintendimenti e che alla ricezione dell'Ordine dal Cliente, tale Ordine sia analizzato per verificarne la completezza, la congruenza con l'eventuale Offerta e la capacità di INTERSYSTEM a fornire quanto richiesto, il tutto nell'ottica di tutela del Cliente.

Ogni rapporto commerciale con un nuovo Cliente prevede la prospezione del medesimo secondo quanto previsto dalla Anagrafica Clienti della procedura NAT (New Age Technology). Questa prospezione avviene o tramite l'Operatore Commerciale che interfaccia il nuovo Cliente,  oppure è il Cliente stesso che tramite le diverse Schede di Registrazione Nuovo Cliente presenti sui diversi siti effettua una auto-registrazione controllata.

Nell'apertura del rapporto commerciale l'Operatore Commerciale che interfaccia il Nuovo Cliente provvede all'inserimento dei dati identificativi del Cliente comunicandogli il Codice Cliente univoco assegnato dalla procedura NAT (New Age Technology),  la Login e la Password per l'accesso ai Listini Personalizzati in linea e ai servizi di assistenza commerciale, tecnica e di RMA.

Si procederà ad identificare la tipologia del Cliente, determinando l'area di mercato di appartenenza e quindi assegnando il Cliente ad un centro di fatturazione e al relativo sito web di pertinenza. L'operatore inserisce i dati anagrafici, quelli fiscali, quelli postali e quelli di telecomunicazione come richiesto dalla procedura NAT (New Age Technology) subform Indirizzi e Rubrica, passa poi a determinare le categorie di sconto da applicare e le modalità di pagamento, le eventuali banche di appoggio e ove necessario darà avvio alle procedure di concessione di fido ISTR - "1. rev.1 GESTIONE FIDO CLIENTI"    illustrandogli le politiche commerciali.

Contestualmente verranno inviate al Cliente  le Condizioni Generali di Vendita ( MOD - "110. rev.1 Condizioni Generali di Vendita" , MOD - "111. rev.1 Condizioni Generali di Garanzia - Allegate alle Condizioni Generali di Vendita" e MOD - "112. rev.1 Condizioni Generali di Assistenza in Garanzia - Allegate alle Condizioni Generali di Vendita" e MOD - "113. rev.1 Informativa e richiesta di consenso Trattamento Dati ex. Art. 10 675/96" ). Nel caso di Cliente con potenzialità maggiori l’Operatore avverte la Direzione aziendale per le necessarie decisioni, siano esse peggiorative o migliorative. In occasione dei contatti commerciali il Cliente viene monitorato sulla sua effettiva potenzialità d’acquisto, e le eventuali variazioni di Categoria Cliente o Categoria di Listino vengono proposte dall’Operatore ed esaminate dalla Direzione aziendale: nell'anagrafica del Cliente è possibile avere tutte le informazioni necessarie al riguardo. Le variazioni sono riportate automaticamente in linea sul listino personalizzato riservato al Cliente, da lui consultabile via Internet in qualsiasi momento ed allineato alle procedure commerciali di fatturazione e possono essere comunicate al Cliente dall’Operatore commerciale.

L'auto-registrazione dei Clienti effettuata attraverso le Schede di Registrazione presenti nei siti Web genera l'Anagrafica Clienti della procedura NAT (New Age Technology). In tal caso le procedure emettono una comunicazione via Email  ad una apposita casella postale dell'Azienda isy.pwd@isy.com, concedono una password limitata a 2 gg. Tale anagrafica è soggetta anch'essa alle valutazioni dell'Operatore Commerciale.

Nel caso il Cliente sia un Rivenditore, l'operatore provvederà a richiedere copia dell'Iscrizione alla CCIAA aggiornata, prima di ogni evantuale Ordine. Sempre l'Operatore provvederà a segnalare in Anagrafica eventuali preferenze relative alla Valuta di cortesia. La copia della CCIAA,  la copia delle Condizioni Generali di Vendita sottoscritte e di ogni altro documento Contrattuale o Societario (ad eccezione degli Ordini) sarà riposto in formato PDF tramite il Attività - Sw NAT - 1 "Form Anagrafica Clienti"   nell'Archivio Elettronico.

Dal Attività - Sw NAT - 1 "Form Anagrafica Clienti"  è possibile inoltre controllare la Sistuazione Contabile del Cliente in quanto La procedura NAT attinge ai Dati della Procedura della Contabilità e fornisce i Dati relativi al Fatturato dell'Anno in Corso, al Fatturato dell'Anno Precedente, all'Esposizione del Cliente, alle eventuali insolvenze.

L’Ordine Cliente così come gestisto in  Attività - Sw NAT - 10 "Form Ordini Clienti" può essere in 4 diversi stati:

• Ordine Ricevuto (Ordine inserito ma non accettato da Intersystem)
• Ordine Confermato (Ordine accettato da Intersystem)
• Ordine in Evasione
• Ordine Evaso.

Anche in questo caso Intersystem si è dotata di regole per la Gestione dell'Ordine volte a tutelare al meglio il Cliente.

• La Protocollazione degli Ordini è automatica tramite NAT (New Age Technology) .
• l'Ordine può essere generato solo per Clienti registrati in Anagrafica.
• l'Ordine si basa sul Listino Personalizzato Cliente.
• l'Ordine può contenere solo Item del Listino elettronico.
• l'Ordine riporta Riferimenti Specifici del Cliente.
• l'Ordine è automaticamente conforme alle Condizioni di Listino, di Vendita, di Pagamento e di Trasporto inserite nell' Attività - Sw NAT - 1 "Form Anagrafica Clienti"

In qualsiasi forma esso sia ricevuto, l’Operatore Commerciale lo inserirà nella procedura NAT (New Age Technology) nella sezione Ordini.

L’Ordine, verificata la congruità con una specifica Offerta (se esistente) o con le Condizioni Generali di Listino e/o Vendita, una volta inserito potrà o essere accettato contestualmente, oppure non accettato e a quel punto la procedura NAT (New Age Technology) richiederà se si intenda o meno inviare automaticamente via fax/email  una  Conferma Accettazione Ordine Cliente. Tale Richiesta, oltre a riportare l’Ordine nel suo complesso, le Condizioni Generali e Particolari di Vendita, richiederà da parte del Cliente una Conferma scritta per poter accettare l’Ordine. Gli Ordini in attesa di Accettazione non impegneranno merci né risorse. Copia cartacea della Conferma d’Ordine con relativa corrispondenza sarà conservata, al solo scopo informativo descrittivo, secondo l’Istruzione ISTR - "7. rev.1 GESTIONE DOCUMENTI DA/A CLIENTI"

L'inserimento dell'Ordine Ricevuto non vincola INTERSYSTEM all'accettazione dell'Ordine.

All'uscita dall'Inserimento o dall'Editazione dell'Ordine Ricevuto, il Sistema offre all'Operatore la possibilità di spedire  al Cliente via Fax o Email in formato PDF protetto la richiesta di Conferma Accettazione Ordine Cliente. Tale invio sollecita una firma di riscontro/accettazione della conformità dell'ordine medesimo (conformità di tipologia, prezzo, caratteristiche, Riferimento Ordine, Condizioni di vendita e Condizioni di Pagamento, di Trasporto e Destinazione.) L'Operatore deve normalmente attendere la conferma scritta del Cliente prima di trasformare l'Ordine in un Ordine Accettato. Questo tipo di processo può essere variato in caso di acquisto on-line  da Web. Infatti nel caso di transazioni finanziarie dirette on line, il Sistema provvede a confermare l'ordine, ad assegnare la merce disponibile, a generare una proforma di fattura e, a transazione di pagamento confermata, a generare Fattura.

NAT provvede inoltre alla Gestione automatica delle revisioni di Ordine che viene attivata ad ogni variazione di Ordine già spedito a Cliente.  

Al momento in cui l'Ordine Ricevuto si trasforma in Ordine Confermato, la procedura provvede ad impegnare le merci necessarie, e a mettere in evasione l'Ordine medesimo secondo le caratteristiche di evasione unica o scaglionata. Il risultato di tale Operazione sarà disponibile tramite Attività - Sw NAT - 11 "Stampa BackOrder Clienti" .

All’atto della Accettazione dell’Ordine la procedura NAT (New Age Technology)  provvederà ad esplodere l’Ordine nelle sue singole componenti, avviando ove necessario, le procedure di lavorazione con l’impegno dei relativi componenti e l’assegnazione di eventuali accessori presenti nell’Ordine. Provvederà comunque ad impegnare nel Listino/Magazzino le quantità di merce. La procedura NAT (New Age Technology)  fornirà l’elenco degli eventuali materiali non a stock da ordinare per l’evasione dell’Ordine. L'Ordine nelle sue diverse revisioni viene conservato su archivi SQL dalla Procedura NAT.

L'Azienda può autorizzare l'Emissione di Note di Credito a Cliente. Gli Operatori addestrati al Processo Processo - 4.5 "Note di Credito a Cliente"  potranno autorizzare tramite Attività - Sw NAT - 17 "Form Proforma NC Cliente" il Cliente al rientro di merci o autorizzare l'emissione da parte di Intersystem di Nota di Credito su causali diverse da quelle del rientro della merce.

L'avvenuta autorizzazione sarà comunicata al Cliente che provvederà a far rientrare i Prodotti.

Nel caso di Prodotti e di vendite sottoposte al LEGGI ITALIANE - DL 50/1992 "Attuazione della Direttiva 85/577/CE Diritto di Recesso" ci si atterà a quanto previsto da ISTR - "2. rev.1 GESTIONE DEL RECESSO DALL'ACQUISTO" .

La Gestione dell'arrivo merce e le procedure relative al controllo e al carico della merce a magazzino sono normate in PROC - "9. rev.1 GESTIONE RICEZIONE MERCI - Cap.3.2.3 - Merce da Cliente per Nota di Credito Autorizzata" .

La Nota di Credito emessa sarà trattata esattamente come una Fattura secondo le modalità descritte al punto sopra.