• 1 - Scopo e Campo di applicazione e Responsabilità

• 2 - Definizioni

• 3 - Procedura

• 3.1 - Selezione dei Fornitori

• 3.2 - Gestione Anagrafica Fornitore

• 3.3 - Determinazione dei Listini da Costi Fornitori

• 3.4 - Gestione Ordine a Fornitore

• 3.5 - Fatturazione da Fornitore

• 3.6 - Note di Credito da Fornitore

• 3.7 - Stock Protection & Stock Rotation

• 3.8 - Gestione delle Non Conformità Fornitori e Merci

• 4 - Indici

• 4.1 - IVF Indice di Valutazione Fornitore

• 4.2 - Indice della Giacenza su Prodotti per Produttore

• 4.3 - Indice della Resa su Prodotti per Produttore

• 4.4 - Indice su Contributo Marketing da Produttore

• 4.5 - Indice 5_IEOF e Indice 5_IEO

Questa procedura descrive i rapporti tra INTERSYSTEM ed i fornitori, con particolare attenzione a:

• Valutazione di tutti i fornitori di merci utilizzati da INTERSYSTEM tramite Attività - Sw NAT - 2 "Form Anagrafica Fornitori" . I fornitori di articoli di logistica non vengono valutati seguendo questa procedura, ma in maniera informale direttamente dalla Direzione aziendale;
• Stesura di tutti gli ordini di acquisto emessi da INTERSYSTEM nei confronti dei fornitori di merci tramite Attività - Sw NAT - 58 "Form Ordini Fornitore" .
• Gli Ordini di materiale Logistico sono gestiti secondo le modalità indicate nel PROC - "10. rev.1 GESTIONE SEGRETARIATO GENERALE DI DIREZIONE"

La presente procedura descrive le modalita di valutazione dei fornitori di merci che hanno influenza sulla Qualita del prodotto fornito, e nei punti successivi le modalita di gestione degli ordini ai fornitori.

Vengono qui definiti tutti gli Aspetti del Processo - 5 "Gestione Commerciale Acquisti"

INTERSYSTEM divide i propri fornitori in due categorie:

Il Software NAT contiene nell' Attività - Sw NAT - 2 "Form Anagrafica Fornitori" una completa Gestione dei Dati del Fornitore.

In tale form sono presenti:

• I dati Anagrafici Amministrativi e il Profilo del Fornitore, 
• le Condizioni di Pagamento,
• le Banche,
• le Condizioni di Trasporto,
• la Rubrica,
• l'Indirizzario, 
• una sintesi dei Dati Contabili,
• Link ai siti,
• Il Sub Form ISO con Gli Indici di Valutazione e le Osservazioni e i Dati relativi alle non conformità di Prodotto e di Processo rilevate storicamente a carico del Fornitore,
• Le Garanzie applicate dal Fornitore sulle varie tipologie di prodotti differenziando la garanzia d'acquisto da quella di vendita, quest'ultima visibile da sito nelle scheda dei prodotti,
• La Gestione Marketing on line sui ns. Web di Vendita,
• l'Archivio dei Documenti emessi al Fornitore, una sintesti storica dei contatti e dei rapporti intrattenuti con il Fornitore. 

La sorveglianza del fornitore avviene registrando, per ogni fornitura, i dati relativi alle principali categorie di non conformità tramite Attività - Sw NAT - 63 "Form Gestione Non Conf. Fornitore al Carico"  e Attività - Sw NAT - 65 "Form Gestione Non Conf. Fornitore da Magazzino" : l’elenco delle voci di non conformità imputabili al fornitore è registrato su tabella elettronica della procedura NAT (New Age Technology) e mantenuto aggiornato automaticamente dalla procedura NAT. Ad ogni fornitura il personale aziendale incaricato della fornitura stessa provvede a registrare le non conformità rilevate tramite il Processo - 11 "Gestione RMA e Non Conformità"   e queste vengono generate automaticamente in formato elettronico e registarte sulla Attività - Sw NAT - 2 "Form Anagrafica Fornitori" .

Il programma calcola automaticamente in linea il nuovo Indice di Valutazione del Fornitore IVF. Nel caso in cui l’indice scenda al di sotto dei valori previsti, il sistema avverte automaticamente la Direzione Aziendale e il Responsabile Qualità tramite la maschera anagrafica dei fornitori.

IVF vale 1 quando non vi è nessuna non confromità imputabile al Fornitore. Al crescere delle Non Conformità l'Indice scende  secondo la seguente formula di calcolo:

Sono stati determinati dei Range in cui tale indice si può muovere:

• 1> IVF > 0.9: il fornitore passa da uno stato ottimo ad uno intermedio: non sono necessarie particolari attenzioni da parte del personale aziendale, ma può essere un segnale preoccupante se le forniture sono numerose e/o ravvicinate nel tempo.
• 0.9 => IVF > 0.8: il fornitore passa da uno stato generalmente intermedio ad uno stato di possibile inadeguatezza delle ultime forniture: se è possibile, intervenire in via informale sul fornitore, chiarendo quali sono i motivi della peggiore qualità registrata nelle ultime forniture
• 0.8 => IVF  : l’allarme segnala l’inadeguatezza del fornitore: deve essere immediatamente attivato quanto disposto dalla presente procedura, valutando attentamente se l’abbassamento dell’indice di qualità è dovuto a momentanei problemi del fornitore o a effettivo calo della qualità della fornitura

Nel caso in cui IVF scenda al di sotto del minimo valore ammesso, il fornitore viene avvertito per iscritto dalla Direzione dell’accaduto; successivamente possono ancora essere emessi ordini verso il fornitore per un periodo di due mesi (oppure di tre forniture) a titolo di test, al termine del quale possono verificarsi i casi seguenti:

• l’indice di qualifica del fornitore è ritornato a valori accettabili: gli ordini possono riprendere normalmente;
• l’indice di qualifica del fornitore si mantiene ancora al di sotto del valore minimo: la Direzione aziendale deve decidere per iscritto il da farsi (è possibile che la Direzione possa prolungare il rapporto con il fornitore per mancanza di concorrenti accettabili o per difficoltà di sostituzione del fornitore stesso).

L'Emissione di un Ordine a Fornitore viene effettuato utilizzando l' Attività - Sw NAT - 58 "Form Ordini Fornitore"  della procedura NAT (New AGE Technology). La presente procedura si applica a tutti gli ordini emessi da INTERSYSTEM verso i propri fornitori per prodotti classificati come merce.

L’operatore qualificato al processo sulla base della Stampa Fabbisogno di Magazzino   Attività - Sw NAT - 56 "Stampa Fabbisogno" generata da NAT (New Age Technology)  provvede a scegliere, tra i possibili fornitori qualificati da INTERSYSTEM, quello più adatto tenendo conto di:

• prezzo (incluso trasporto);
• modalità di pagamento;
• disponibilità e termini di consegna;
• vicinanza.

Tali parametri vanno considerati nell’ordine di importanza necessario caso per caso. La qualifica è rilevabile in formato elettronico sulla schermata di ogni fornitore.

Di seguito l’operatore addestrato al processo provvede a effettuare l’ordine da NAT (New Age Technology).

L'Operatore autorizzato al Processo che emette un ordine al fornitore accede al programma NAT, selezionando il proprio nominativo dalla lista utenti e immettendo la propria Password che viene richiesta dal sistema stesso.

Seleziona l' Attività - Sw NAT - 56 "Stampa Fabbisogno" .

Questa stampa è generata automaticamente dalla procedura NAT che effettua il controllo della merce disponibile in magazzino, la incrocia con gli Ordini Clienti ed eventuali Ordini a Fornitori, generando appunto il fabbisogno. La stampa del fabbisogno evidenzia la quantità di merce da ordinare ed i possibili fornitori dai quali approvvigionarsi. L'elenco dei fornitori che appaiono nella  Attività - Sw NAT - 56 "Stampa Fabbisogno" sono quelli presenti  nell' Attività - Sw NAT - 23 "Form Costi" abbinati all'approvvigionamento dei singoli item. 

Dalla Gestione Acquisti l'Operatore sceglie l’ Attività - Sw NAT - 58 "Form Ordini Fornitore" seleziona "Inserisci" e poi il Centro di Fatturazione.

La procedura assegna un Numero progressivo univoco d’Ordine al documento che si è appena aperto e la data di apertura. L’Operatore seleziona il codice o nome del Fornitore e la Persona di riferimento del fornitore.

All'introduzione dei singoli Item nell' Attività - Sw NAT - 58 "Form Ordini Fornitore"  acquistabili da quello specifico fornitore, inseriti nel Attività - Sw NAT - 23 "Form Costi"  , vengono caricati automaticamente una serie di dati presenti nell' Attività - Sw NAT - 2 "Form Anagrafica Fornitori"  quali il tipo di pagamento, la valuta e il cambio nel caso di ordine con fornitori esteri e/o con differenti tipi di valuta, il trasporto e la destinazione (viene offerto di default l'indirizzo di INTERSYSTEM). La valuta ed il cambio vengono inseriti nell'Ordine in base ai dati memorizzati sia nell'anagrafica fornitore che nei costi.

Nel caso di consegna diretta dal Fornitore al nostro Cliente è possibile modificare l'indirizzo di destinazione digitando sul simbolo camion di ogni riga, "legando" così l'Ordine a Fornitore con l'Ordine del Cliente. Ovviamente gli item dei due Ordini devono essere omogenei per prodotto e quantità.

L’addetto inserisce i codici degli articoli da Ordinare, selezionandoli dal Listino che si apre di volta in volta ad ogni riga di item.

Possono essere aggiunte eventuali note nella terza riga di ogni singolo item ed anche delle note più estese che saranno stampate nell'Ordine. In automatico verranno offerti il nome del produttore e il "part number" dei singoli item, e sarà mostrato il fabbisogno. L’addetto inserisce la quantità da ordinare e il prezzo di acquisto (di default quello indicato nel Attività - Sw NAT - 23 "Form Costi" ). Nel caso di stesso prodotto con date di arrivo diverse fra loro, l’addetto deve inserire lo stesso codice articolo in diverse righe per ogni data di arrivo, separando quindi le quantità per data di consegna richiesta. L'Ordine deve essere omogeneo:

• Per Fornitore
• Per tipo di Valuta. Vale a dire che in caso di Ordine al medesimo Fornitore della merce con Valuta diversa (ad esempio RAM in Euro e i Processori in US$) si devono inviare due Ordini differenziati (un Ordine per le RAM in Euro ed uno per i Processori in US$)
• Per luogo di consegna. Vale a dire che in caso di Ordine al medesimo Fornitore di merce con luoghi di consegna diversi (ad esempio Ordine con consegna c/o di noi e Ordine con ship to), si devono inviare tanti Ordini diversi per ogni destinazione diversa.
• Per data di consegna. Vale a dire che in caso di Ordine al Fornitore di merce con date di consegna diverse (ad esempio Ordine di 5 pezzi con consegna immediata e 5 pezzi a 10 giorni dai primi ), si devono inserire tante righe dello stesso prodotto specificando nel campo data di ogni Item di ordine la data diversa di consegna richiesta.

Generalmente la data d’arrivo prevista della merce viene inserita automaticamente nell'ordine prelevandola dal Attività - Sw NAT - 2 "Form Anagrafica Fornitori" .

Al termine della compilazione, l'Ordine sarà salvato nella procedura NAT e se non lo si vuole Confermare subito l'Ordine viene posto in stato "Non Confermato".

Alla Conferma dell'Ordine a Fornitore sarà offerta/richiesta la possibilità di invio via Fax o via Email direttamente al Fornitore.

L'operatore verificato il buon esisto dell'invio, riporrà eventuale copia cartacea (che ha solo scopo di consultazione) nel Attività - Arch.Fisico - 132 "Dossier Ordini Fornitori" .

È possibile approvvigionarsi di merci da fornitori non qualificati (Ad esempio per motivi di urgenza o di particolarità dell’oggetto trattato – oggetti "spot "): in questo caso l’operatore addestrato al processo opererà nello stesso modo precedentemente descritto, salvo il fatto che richiederà autorizzazione a procedere alla Direzione e inserirà nella casella relativa alla qualificazione del fornitore la lettera "E" (Fornitore d’Emergenza). Se l’azienda, a giudizio della Direzione, ritiene di ordinare ulteriore materiale al fornitore, si procederà alla sua qualifica, come descritto precedentemente, altrimenti il fornitore non potrà più essere utilizzato.

Gli ordini di materiale di logistica non affernti alle Merci sono gestiti da PROC - "10. rev.1 GESTIONE SEGRETARIATO GENERALE DI DIREZIONE - Cap.2.1 - Approvvigionamenti Materiali non Merci" .

A fronte dell'emissione di un Ordine a Fornitore si riceve la merce richiesta.

La merce puo essere accompagnata da documenti tipo:

• DDT Documento di Trasporto Non Valorizzato
  in questo caso al DDT fara seguito la ricezione della Fattura della fornitura
• XABD Fattura Accompagnatoria alla merce

I Documenti vengono utilizzati al carico dall'Operatore addestrato al processo PROC - "9. rev.1 GESTIONE RICEZIONE MERCI" e vengono poi gestiti secondo ISTR - "6. rev.1 GESTIONE GENERALE DOCUMENTI" .

Intersystem puo riceve Note di Credito dai Fornitori a fronte di:

• Stock Protection e/o Stock Rotation
• Errori di spedizione del fornitore per merce non ordinata
• Errori di spedizione del fornitore per merce errata
• Merce guasta
• ecc.

La gestione della Documentazione relativa viene illustrata dall' ISTR - "6. rev.1 GESTIONE GENERALE DOCUMENTI"

Intersystem ottiene per Contratto di Distribuzione da alcuni Produttori la Stock Protection e/o Stock Rotation.

Queste avvengono su cambi di Listino, obsolescenza di prodotti, ecc.

Le Stock Protection e/o Stock Rotation vengono gestite da NAT con l'Attivita - Sw NAT - 70 "Form Proforma NC Fornitori" e una volta confermata la ricezione della Nota di Credito e/o Abbuono viene effettuato il cambio di valore della merce giacente attraverso il Attivita - Sw NAT - 73 "Form Rivalutazione Prodotti" .

La Gestione delle Non Conformita Fornitori e Merci permette la sorveglianza del Fornitore.

Infatti per ogni fornitura vengono registrati i dati relativi alle principali categorie di non conformita tramite Attività - Sw NAT - 63 "Form Gestione Non Conf. Fornitore al Carico"  e Attività - Sw NAT - 65 "Form Gestione Non Conf. Fornitore da Magazzino" : l'elenco delle voci di Non Conformità imputabili al Fornitore è registrato su di una tabella elettronica della procedura NAT (New Age Technology) e mantenuto aggiornato automaticamente dalla procedura NAT.

Ad ogni fornitura l'Operatore addestrato incaricato della Ricezione Merci e del carico della fornitura stessa provvede a registrare le non conformità rilevate tramite il Processo - 11 "Gestione RMA e Non Conformità" e queste vengono generate automaticamente in formato elettronico e registarte sulla Attività - Sw NAT - 2 "Form Anagrafica Fornitori" .

Il Sub Form ISO contiene gli Indici di Valutazione e le Osservazioni e i Dati relativi alle Non Conformità di Prodotto e di Processo rilevate storicamente a carico del Fornitore.

L'Indice di Contributo Marketing da Produttore ICMP, è calcolato nel seguente modo, su base annuale:

• C = Contributi complessivi erogati
• VA = Valore Merce in Acquisto (valore consolidato e non costo)
• VV = Valore Merce in Vendita
• Q = Quantità Merce in Acquisto

            ICMP= S VA/C

L'indice 5_IEOF è l'indice che misura sui prodotti il tempo medio di evasione sullo specifico Forntiore nell'ambito dell'anno.

Tale indice è generato dalla seguente view:

SELECT { fn YEAR(Acq_HD.data) } AS anno,
    Prodotti.fornit AS codfor, AVG(CONVERT(decimal(18, 2),
    day(Acq_HD.data - Ord_F_IT.data_pre))) AS indice
FROM dbo.Prodotti LEFT OUTER JOIN
    dbo.Ord_F_IT ON
    dbo.Ord_F_IT.unico = dbo.Prodotti.rif_ordinefor LEFT OUTER JOIN
    dbo.Acq_IT ON
    dbo.Acq_IT.unico = dbo.Prodotti.rif_bolla_acq LEFT OUTER JOIN
    dbo.Acq_HD ON
    dbo.Acq_HD.unico = dbo.Acq_IT.Rif_Acquisto
WHERE ({ fn YEAR(dbo.Acq_HD.data) } > 0)
GROUP BY { fn YEAR(dbo.Acq_HD.data) }, dbo.Prodotti.fornit

L'indice 5_IEO è l'indice che misura sui prodotti il tempo medio di evasione di tutti i Forntiori nell'ambito dell'anno.

Tale indice è calcolato tramite la seguente view:

SELECT { fn YEAR(Acq_HD.data) } AS anno,
    AVG(CONVERT(decimal(18, 2),
    day(Acq_HD.data - Ord_F_IT.data_pre))) AS indice
FROM dbo.Prodotti LEFT OUTER JOIN
    dbo.Ord_F_IT ON
    dbo.Ord_F_IT.unico = dbo.Prodotti.rif_ordinefor LEFT OUTER JOIN
    dbo.Acq_IT ON
    dbo.Acq_IT.unico = dbo.Prodotti.rif_bolla_acq LEFT OUTER JOIN
    dbo.Acq_HD ON
    dbo.Acq_HD.unico = dbo.Acq_IT.Rif_Acquisto
WHERE ({ fn YEAR(dbo.Acq_HD.data) } > 0)
GROUP BY { fn YEAR(dbo.Acq_HD.data) }